ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДИПЛОМАТИЧЕСКОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВА

КАЖДОЕ Дипломатическое представительство проводит большую работу по составлению различных документов. Этот вид деятельности регламентируется определенными нормами и традициями, а также обязательными нормативами, которые определяются соответствующими инструкциями, положениями, приказами, периодически пересматриваются. Специфической особенностью документов, которые готовятся в системе МИД Украины и поступают извне, является то, что они касаются не только учреждений нашего государства, но и иностранных субъектов, расположенных как на территории Украины, так и за рубежом. Документы в системе МИД готовятся, как правило, на украинском языке, однако с представительствами зарубежных государств переписка ведется на языке представляемого страны или чаще - на английском.

В дипломатических документов (вербальные и личные ноты, личные письма, памятные записки и меморандумы, заявления и коммюнике), как и к документам внутреннего, служебной переписки (докладные записки, циркулярные письма, справки и информации, тезисы к беседам и записи бесед и т.д. ) относятся единые требования: высокая грамотность, четкость изложения, правильное выделение главного содержания; убедительная аргументация, логическая последовательность и т. п. Дипломатические документы не должны перегружаться чрезмерным фактическим и цифровым материалом; если они вызывают особый интерес, то представляются в виде приложений или таблиц . Все материалы, которые идут в приложениях, должны иметь ссылку на источник.

Особенно тщательно должна готовиться и обрабатываться зарубежная корреспонденция, потому что документы, которые направлены другим, исправить практически невозможно, а это значит, что даже незначительные на первый взгляд ошибки или неточности могут иметь непрогнозируемые последствия. Известно немало случаев, когда через случайные или сознательные неточности в документе возникали неприятные казусы и инциденты в международных отношениях. Любая неточность в дипломатическом документе умаляет его ценность, а иногда и ставит под сомнение весь его смысл. О каких-то правки в дипломатическом документе не может быть и речи, поэтому в этом деле необходима тщательная подготовительная работа.

Язык дипломатических документов должна быть простой и лаконичной, при этом чрезвычайно редко допускается употребление сравнений и эпитетов, хотя мастерски подобранный художественный образ может усилить выразительность документа. Слово в дипломатическом документе должно абсолютно точно соответствовать своему смысловому нагрузке. Если слово в определенном контексте можно трактовать по-разному, его лучше заменить на другое.

С другой стороны, не следует считать, что речь дипломатических документов - это набор штампов, наоборот - она ​​должна воздействовать на чувства читателя и оставлять его памяти отчетливый след.

Огромное значение при составлении дипломатического документа имеет правильность написания имени, фамилии и титула адресата. Они должны точно соответствовать записям в официальных документах. Это особенно касается сложных имен и фамилий, например арабских, испанских и т. п. При этом не допускаются никакие, казалось бы, на наш взгляд, закономерны сокращения. Например, полный титул нынешнего главы Малайзии звучит так: Его Величество Султан Азлан Шах, Верховный глава Малайзии, Аконг Малайзии, а нынешнего главы государства и правительства Брунея-Даруссалам - Его Величество Султан августа Муда Хассанал Болкиах Муиззадин Ваддаулах Султан и Глава государства, Премьер -министр Брунея-Даруссалам.

Интересным в этом отношении пример со времен царствования Алексея Михайловича (1645-1676), который сам активно занимался международной политикой и не давал спуску своим подданным. Так, во время переписывания одного из документов по невнимательности было пропущено слово «государь». Царь сразу направил письмо боярину Ордин-Нащокину, ведавший тогдашним ведомством внешних сношений - Посольский приказ:

«Апреля в 19 день писал есте к нам, а в отписке вашей в первом столбце прописано, где было надобно прописям нас, великого государя, и написали большое, а государя не написано. И то вы сделали НЕ остерегательно, и к вам ся наша грамота придет и вы бы впредь в отписках Своих и во всяких наших делах, Которые будут на письме, наше, великого государя, именованием и честь писали с большим остерегательством.

А вы, дьяки, вычиталы бы всяки письма сами не по единожды и высматривалы бы гораздо, что бы впредь в ваших письмах таких неосторожностей не было.

А подьячему Гришке Котошихин, котрьга тое опечатку писал, велела бы есте за то учинить наказание - быть кнуты ». (1)

Сегодня, к счастью, плетьми ошибок не исправляют, но неопрятных в подготовке дипломатических документов ожидают неприятности, которые также могут иметь весьма серьезные последствия,

В работе по подготовке дипломатических документов большое значение имеет оперативность. Часто даже тщательно составленный документ теряет свой вес и значение, когда он подготовлен с опозданием, и необходимость в нем практически отпала.

Переведенный с иностранного языка документ необходимо подавать в сопровождении оригинала, а в случае разночтения - иметь несколько близких по смыслу к оригиналу вариантов перевода.

Дипломатические документы должны иметь и безупречный внешний вид. Они печатаются на бумаге высокого качества, как правило, формата А-4. При написании беловой не допускаются подчистки или исправления, текст должен быть красиво отформатированные по всему листу. Печать должна стоять в нижней части документа.

Известны исторические случаи, когда даже сама бумага документа нос определенную смысловую нагрузку. Так, в 1915 г. Япония предъявила Китаю ультиматум - так называемую «двадцать одно требование», в котором говорилось о грабительских претензии к нему. Президент Китая Юань Шикай не спешил с ответом. Возмущенный тактикой китайцев посол Японии посоветовал им внимательнее присмотреться к бумаге, на котором был напечатан ультиматум. Там четко просматривались, когда письмо поднести к свету, изображенные водяными знаками силуэты японских военных кораблей. Намек был более чем прозрачным. (2)

Итак, написанное слово в дипломатической практике может быть и хорошим союзником, и злым врагом. Когда оно умело подобранное, использовано своевременно и к месту, то может помочь тем, кто колебался, стать на вашу сторону, разъяснить им вашу позицию, а в конечном итоге - поддержать вас. Грамотно подобранные слова и выражения делают дипломатический документ более убедительным, четким и могут принести желаемые результаты. Следует всегда помнить старое, но мудрая народная пословица: «Слово не воробей, вылетит - не поймаешь».

Дипломатические документы делятся на документы внутриведомственного переписки и документы дипломатической переписки.

Документы внутриведомственного переписки - это документы, касающиеся связи иностранных дипломатических представительств с Центром и включают в себя переписку с МИД и другими государственными, реже с негосударственными, структурами по конкретным проблемам отношений со страной пребывания или многосторонних отношений.

В свою очередь документы внутриведомственного переписки условно можно сосчитать на документы, касающиеся только своего ведомства, и документы межведомственного переписки. К документам, которые готовятся для использования в работе только своего ведомства относятся служебная записка и докладная записка.

Служебная записка - это форма служебного документа, которым дипломат информирует руководство дипломатического учреждения о событиях и фактах, имевших место или произойдут в ближайшем будущем и иметь непосредственный или косвенное влияние на деятельность заграничного учреждения и вносит соответствующие предложения.

Докладная записка - это форма служебного документа, в котором дипломат информирует о проделанной работе или о ситуации, сложившейся в связи с исполнением порученного задания.

Документы дипломатического представительства для внутренних нужд, а также для отправки в Центр можно разделить на следующие группы:

а) информационно-справочные материалы;

б) отчетная документация;

в) переписка по консульским вопросам;

г) переписка по поводу планирования работы и кадровым вопросам;

д) переписку с административно-хозяйственных и финансовых вопросов;

е) переписки с МИД и другими ведомствами и учреждениями Украины относительно запросов этих учреждений и отдельных граждан.

Дипломатические документы внутриведомственного характера диппредставительства за рубежом чрезвычайно разнообразны и отражают широкую палитру его деятельности. Основополагающим таким документом можно считать Информационную справку о стране пребывания, или как ее еще называют «справку по схеме». Справка о стране пребывания содержит краткую характеристику ее политики, экономики, культуры, государственного устройства, прессы, партий, информацию о ее геополитическое положение, краткие сведения по истории и т. д.

В справке подается информация по проблемам внутриполитической ситуации: дается характеристика правящим партиям, группировкам, коалициям; указывается на отношения между ветвями власти (законодательной, исполнительной, судебной) определяются острые вопросы текущего момента, как политического, так и экономического плана, место Украины во внешнеполитической стратегии страны пребывания и тому подобное. Расширенная справка (до 20 страниц) имеет внутриведомственный характер и как документ для служебного пользования касается ограниченного круга пользователей.

Для широкого использования готовится общая справка (до 5 страниц), и в ней даются только схематические сведения, без раскрытия специфических, острых проблем и оценок. Эти справки должны постоянно обновляться новейшими, самыми активными материалами. Справки, как правило, составляются на отдельных листах, чтобы их можно было оперативно заменять, не переделывая всего документа.

Вторым по значению информационным документом является справка о состоянии двусторонних отношений, которая включает разделы о:

-Условия и цели развития двусторонних отношений;

-Хронологию контактов между руководителями государств (президентами, председателями парламентов, премьер-министрами, министрами иностранных дел);

-Состояние договорно-правовой базы (документов существующих и тех, которые готовятся к подписанию)

-Состояние торгово-экономического и научно-технического сотрудничества, деятельность межправительственных комиссий, смешанных консультативных и рабочих групп и т.п..;

-Состояние сотрудничества в гуманитарной сфере (наука, образование, культура, здравоохранение), а также проблемы национальных меньшинств, специфику религиозной жизни.

Материалы этой справки могут содержать специфические сведения, касающиеся регионального сотрудничества, проблем отношений, включая исторический аспект.

В целом эта справка является оперативным документом и должна постоянно обновляться с учетом конкретной ситуации.

В процессе деятельности дипломатического представительства готовятся и другие тематические справки и информации, которые дают оценку того или иного направления жизни и деятельности страны пребывания, особенно в контексте возможного развития событий и их влияния на отношения с Украиной.

Биографические справки о политических и государственных деятелей страны пребывания содержат, как правило, хронологические данные об основных событий в их жизни, служебной карьере, участия в выборных органах. Здесь же содержится информация о ученую степень, семейное положение, владение языками, о личных предпочтениях и хобби.

В принципе, каких-то устоявшихся правил подготовки справочно-информационных материалов не существует, но для них характерна одно требование - четкость, ясность и последовательность изложения, освещение всех важнейших аспектов проблемы и, главное, объективность.

В справке должны быть изложены причины возникновения вопроса, логическое развитие его решения до завершения, с учетом времени подготовки документа. Для работы с материалами такого рода используется как официальная, так и неофициальная документация страны пребывания, материалы бесед, стенограммы выступлений государственных и политических деятелей, парламентские протоколы документация общественных организаций и политических партий. Могут также использоваться научные труды, монографии, диссертации, картографические материалы и др..

При подготовке справочных материалов желательно ссылаться на источники информации, особенно в тех вопросах, которые имеют какую-то особую важность.

Как показывает собственный опыт, очень полезно бывает обсуждения отдельных тематических справок на референтские совещаниях или в «узком кругу», в зависимости от специфики темы, излагается в справке.

Одним из важнейших источников информации является общение с влиятельными людьми страны пребывания, а также аккредитованными в ней дипломатами. Именно в процессе бесед можно выяснить интересные и тонкие вопросы внутренней и внешней политики страны пребывания, которые в том или ином плане затрагивают Интересы нашего государства; изложить позицию (оценку) Украина по ним. К каждой подобной беседе необходимо тщательно готовиться, выверяя вопросы, которые вас интересуют, ознакомиться с предварительными материалами, наметить план. Беседа, как правило, ведется спокойным тоном, без скоропалительных выводов и заключений, избегая личных эмоций и надокучливости в процессе получения желаемой информации. Известный французский дипломат конца XVII - начала XVIII ст. Франсуа Кольер по этому поводу писал: «Хороший дипломат должен обладать проницательностью, которая поможет ему разгадывать мысли собеседника и за малейшими движениями его лицо судить о его чувствах.

Дипломат должен обладать острым и уравновешенным умом, уметь хорошо слушать, быть вежливым и приветливым. Прежде всего хороший дипломат должен иметь достаточную выдержку, чтобы подавлять в себе желание высказаться до того, как сам обдумал, что ему следует сказать ». (3)

Качество подготовки и проведения беседы, а также Ее должное занотування свидетельствует о профессиональном уровне дипломата.

В зарубежных дипломатических представительствах одним из оперативных информационных материалов, которые готовятся пресс-атташе, есть обзоры прессы. Обзоры материалов средств массовой информации (СМИ) бывают трех видов:

- Оперативный, в котором дается информация о все выступления местных СМИ относительно Украины, ее внутренней и внешней политики, отражающие отношение к руководству государства;

Тематический, который направляется для использования в территориальных управлениях и освещает определенную тему публикаций и передач местных ЗМИ в определенном временном отрезке;

- «Украина на страницах и в передачах СМИ» - информационно-аналитическая справка обобщающего плана (готовится, как правило, не менее двух раз в год).

Обзоры прессы должны быть максимально сжатыми и отражать главное, что касается внутренней и внешней политики Украины или событий, которым в данный момент привлечено внимание международной общественности.

Особенно важны и интересны публикации целесообразно переводить полностью и отправлять по назначению как к управлению информации, так и соответствующего функционального или территориального управления. Названия изданий нужно отправлять в украинской транскрипции.

Помимо осмотра прессы в каждом дипломатическом представительстве должна вестись хроника событий, к которой, как правило, включаются важнейшие из этих событий, а также визиты, переговоры, конференции и симпозиумы; перечисляются основные вопросы, которые на них решались или рассматривались. Хроника, подобно другим дипломатических документов, должна быть краткой и четкой.
В других информационно-справочных материалов принадлежат аннотации отдельных книг, брошюр, переводы статей, записи текстов интересных теле-или радиопередач, обзоры парламентских дебатов, различного рода статистические данные, которые могут содержать актуальные информационные материалы о внешней и внутренней политике страны пребывания, ее государственных, политических и общественных деятелей, о других событиях, так или иначе имеют отношение к Украине, влияют на ее имидж или отношения с ней.

Следующим важным блоком документов, которые готовятся в каждом дипломатическом представительстве, является внешняя документация, к которой относятся летний политический отчет - основной документ о работе за летний срок, а также полугодовые отчеты, политические письма, отчеты дипломатов о поездках по стране пребывания, консульские отчеты, отчеты других украинских представительств за рубежом.

Годовой политический отчет дипломатического представительства за рубежом - это сконцентрированный анализ двусторонних отношений в разных плоскостях (политической, экономической, гуманитарной, военной) и прогноз развития отношений на ближайшую перспективу, обобщения сделанного и предложения на будущее.

Структуру летнего политического отчета, а также его объем определяет специальная инструкция, которая состоит в МИД. К подготовке политического годового отчета выдвигается ряд принципиальных требований, которые должны обязательно учитываться. Во-первых, в нем должна быть дана оценка выполнения приоритетных задач двусторонних отношений по стратегическим направлениям внешнеполитической деятельности Украины.

Во-вторых, в отчете излагаются только фактические материалы, лаконично и без лишних комментариев и размышлений.

В-третьих, отчет должен быть четко структурированным согласно инструкции и требованиями МИД состоять из цельных блоков, которые в свою очередь должны подаваться, исходя из значимости событий или мероприятий и их хронологического порядка.

В-четвертых, между планом работы за отчетный год, самым отчетом и планом работы на следующий период должен существовать органическая связь, поскольку в этом заключается последовательность и преемственность в деятельности и реализации внешней политики Украины.

Отдельным блоком в годовом отчете представляются материалы о финансово-хозяйственной деятельности дипломатического представительства. Приложениями к годовому отчету посольства идут:

-Результаты выполнения плана работы (в форме специальной таблице);

-Хроника двусторонних контактов со страной пребывания за отчетный период (даты и основная цель встреч глав государств, правительств, парламентов, министров по приграничных дел, названия и даты заключенных документов);

-Перечень действующих международных соглашений между Украиной и страной пребывания в хронологическом порядке в соответствии с даты вступления в силу;

- «Учетная карточка» обеспеченности условий работы кадров дипломатических представительств и консульских учреждений Украины за границей;

-Сведения об увольнении диппредставительства Украины от уплаты налога на добавленную стоимость в отчетном году.

Годовой отчет готовится в течение нескольких последних месяцев текущего года с целью углубленного анализа и осмысления деятельности диппредставительства за отчетный период.

Годовые отчеты глубоко анализируются в соответствующих подразделениях МИД, исходя из них могут готовиться выводы и предложения для Администрации Президента Украины, Парламента и Правительства, министерств и ведомств.

В региональных управлениях готовятся заключения по отчетности, которые за подписью заместителя министра, курирующего данного управления, направляются в диппредставительства для обязательного обсуждения на референтские совещаниях. В этих выводах дается оценка оперативной и справочно-информационной работы представительства; делаются соответствующие замечания по тому или иному разделу отчета и, главное, уточняются конкретные цели и задачи для персонала представительства на будущий год с учетом внесенных выводов и предложений, а также мнения Центра.

Полугодовой отчет составляется по аналогичной схеме. В нем дается оценка важнейших политических и экономических событий за отчетный период, их влияния на состояние двусторонних отношений. В полугодовом отчете не подаются материалы о финансово-хозяйственной деятельности, о работе с кадрами. В полугодовых отчетах предложения носят преимущественно оперативный характер с учетом реальной ситуации текущего периода. Как и летний, полугодовой отчет также является результатом коллективной деятельности, но более прикладного характера.

Политические письма, политические записки готовятся при необходимости доложить Центра о важных событиях, которые произошли в стране пребывания и имели влияние на состояние политической ситуации в ней, а также двусторонних отношений. В политическом письме есть возможность глубоко и всесторонне проанализировать одну или две важные проблемы. Поэтому политлисты и политзапискы является существенным и логичным дополнением годовых и полугодовых отчетов, а иногда могут и заменять полугодовые отчеты.

Готовятся также отчеты дипломатов (в первую очередь руководящего состава) о поездках по стране пребывания, в которых излагается содержание бесед и характер встреч, дается оценка политической и экономической ситуации в регионах, делаются выводы и вносятся предложения. Эти документы используются для подготовки информационно-справочных материалов, годовых и полугодовых планов.

Отдельные отчеты составляются представителями других ведомств (МВД, Гостаможслужба, Минобороны), которые представлены в посольстве, и эти материалы также используются при составлении отчетов о работе посольства в целом.

Важными аналитическими документами информационно-справочного характера являются отчеты по итогам визитов главы государства (главы правительства, министра иностранных дел), в которых кратко отражаются результаты визита, отрабатываются рекомендации по развитию двусторонних отношений, вносятся предложения по конкретной и практической реализации достигнутых договоренностей.

Отчет по итогам визита состоит, как правило, из трех основных частей:

-Оценка выбранной даты и срока визита, хронология встреч, общая оценка визита, исходя из реализации его концепции;

-Подробный анализ выполнения каждого из разделов визита: деловой части, информационного и протокольного обеспечения, организационных мероприятий;

-Выводы и предложения по активизации двусторонних отношений и повышения их эффективности.

Достаточно объемных в работе каждого посольства является переписка по консульским вопросам: визовой поддержки, гражданства, истребования и легализации документов гражданского состояния, защиты прав граждан Украины и т. д.

Диппредставительства ведут переписку с Центром по перспективного и текущего планирования работы в разрезе тесной ее координации с планами Центра в кадровых вопросах, особенно, что касается ротации, штатного расписания и т. д.

Отдельно следует выделить переписку между дипломатическим представительством и Центром по вопросам административно-хозяйственной и финансовой деятельности (финансовая отчетность, проблемы материально-технического обеспечения, нормативные документы).

Много внимания каждое представительство уделяет переписке с другими ведомствами и учреждениями Украины по их запросам, а также по запросам отдельных граждан, касающиеся в первую очередь экономических и правовых проблем, а также конкретных жизненных потребностей граждан Украины.

Выше говорилось о документах внутреннего пользования, то есть такие, которые касаются контактов дигоюматичного представительства с Центром (МИД и другими ведомствами и учреждениями своего государства).

Отдельным блоком следует выделить документы внешне дипломатической переписки, которые занимают особое место в дипломатической деятельности и касаются контактов МИД и его структур с представительствами иностранных государств.

К документам зовнишньодипломатичного переписки относятся:

1) личные (подписные) ноты

2) вербальные ноты

3) памятные записки;

4) меморандумы;

5) личные письма неофициального характера;

6) заявления.

Все они различаются между собой как по содержанию, так и по техническому оформлению. Некоторые из этих документов, в том числе личные и вербальные ноты, обязательно содержат формы вежливости, комплименты.

Личная нота направляется по очень важному и принципиального значения и содержит в себе информацию о событии особой политической важности (например, изменение государственного устройства, оформление договоренности по тому или иному важному вопросу двусторонних отношений и т. д). Посол или посланник, вручил верительные грамоты главе государства пребывания, информирует об этом своих коллег по дипломатическому корпусу также личной нотой.

Личная нота используется для информирования о временном или окончательном отъезде главы дипломатического представительства из страны, для представления временного поверенного в делах, направляется в ответ на полученную личную ноту. В последнее время, особенно в связи с ростом числа дипломатических представительств в Украине, для передачи такого рода информации, как правило, применяются вербальные ноты.

Личная нота состоит в форме письма, в первом лице от имени того, кто ее подписывает. Она печатается на нотном бланке с государственным гербом и подписью под ним «Министерство иностранных дел Украины» или «Посольство Украины в (название страны)». Общепринятый формат ноты - двойное левое поле основного текста.

Личная нота начинается обращением. Наиболее распространенной формой обращения являются: «Ваше Высокопревосходительство», «Уважаемый господин Министр», «Уважаемый господин Посол». Такая форма обращения должна настраивать того, кто получает ноту, на доброжелательное отношение к содержанию ноты. Далее идет изложение сути вопроса, и текст, как правило, начинается словами «честь имею». В личной ноте, содержащей сочувствие или протест слова «честь имею» пропускаются. Заканчивается личная нота комплиментом (форма вежливости), в котором автор выражает свое уважение:

Премьер-министру, Председателю парламента, министру иностранных дел или Послу (если он личный ранг Посла)

Прошу Вас, господин Премьер-министр (господин Министр, господин Посол) принять уверения в моем весьма высоком (до Вас) уважении »или« Пользуюсь случаем, чтобы возобновить Вашему Превосходительству уверения ...

Вице-премьер-министру, заместителю министра. Посланнику, Советнику-посланнику, Директору департамента (если они не имеют личного ранга посла)

Прошу Вас, господин вице-премьер-министр (господин Министр ... сэр) принять уверения в моем высоком уважении. (При этом следует помнить, что во многих странах обращение с «вице» (Премьер-Министр) не употребляется, а пишется: Премьер, министр).

Временному Поверенному в делах (в ранге Посланника)

Прошу Вас, господин Министр, принять уверения в моем высоком уважении.

Временному Поверенному в делах

Прошу Вас, господин Временный Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении.

Личные ноты дипломатических представительств отдельных государств могут заканчиваться и иначе, а именно: «С глубоким уважением», «С», «Искренне Ваш». В ноте и ответы в порядке взаимности целесообразно принять такие же комплименты, потому что изменение комплимента может быть расценена адресатом как имеющая определенное значение.

Во тексом личной ноты ставится личная подпись лица, от имени которого направляется нота. Печать, фамилия и должность лица, подписывающего ноту, не обязательны.

Адрес пишется в левом нижнем углу первой страницы ноты независимо от количества страниц. В адресе отмечается ранг лица, которому направляется нота:

«Господину (фамилия) Чрезвычайному и Полномочному Послу Соединенных Штатов Америки г. Киев

В отдельных случаях в зависимости от местной практики и на основе взаимного уважения перед фамилией лица, которому направляется нота, может употребляться титул:

Его Высоко важности господину (фамилия)

Чрезвычайному и Полномочному Послу Королевства Швеция г. Киев.

Кстати, сам текст этой ноты может корректироваться в зависимости от состояния отношений со страной посла, которому направляется нота.

Дипломатическая переписка постоянно развивается и отходит от традиционных форм, которые сложились исторически. В нынешних условиях динамичного мирового развития, в общении глав государств и правительств, министерств иностранных дел все больше утверждается практика обмена личными письмами, посланиями из важнейших проблем мировой политики. С формальной точки зрения эти документы можно отнести к категории личных нот, но, несмотря на высокое положение как отправителя, так и получателя, а также на значение содержания этих документов, их принято выделять в отдельный вид дипломатической переписки. В этих документах, как и в личных нотах, выдерживаются протокольные нормы - обращения и заключительный комплимент, например: «Глубокоуважаемый господин Президент» и окончание «С» или «С глубоким уважением».

Самым распространенным документом дипломатической переписки в современном мире вербальные ноты, с помощью которых министерства иностранных дел и посольства ведут между собой официальный диалог. Ранее, по свидетельству английского дипломата Э. Сато, предпочтение отдавалось личным нотам, потому вербальная нота считалась «достаточно сухой с тоном». (4)
Сегодня же вербальные ноты используются широко, особенно в двусторонних отношениях. В них излагаются самые проблемы политического, экономического, научно-технического, гуманитарного характера. Вербальными нотами осуществляются запросы о визах, сообщается о дорожно-транспортные происшествия с участием сотрудников посольств, доводится до сведения посольств информация представительного (протокольного) характера (об организации поездки дипломатов по стране, о приглашении дипломатов на самые разные мероприятия - по случаю национальных праздников, Нового года , встречи с главой государства и т.п.).

Вербальные ноты служат для оформления договоренностей по снятию самых проблем двусторонних отношений. Текст вербальных нот складывается от третьего лица, печатается на нотном бланке, имеет исходящий номер и дату отправки, после текста ноты ставится печать МИД или дипломатического представительства, нота не подписывается. Чрезвычайно важно, чтобы изображен на печати герб имел правильное положение. Главы некоторых дипломатических представительств в конце текста вербальной ноты или на печати ставят свои инициалы. Хотя это и не является обязательным, однако во многих странах эта практика распространена и считается желанием придать документу особое значение. Вербальная нота начинается и заканчивается комплиментом с указанием полного названия отправителя и адресата: «Министерство иностранных дел Украины свидетельствует свое уважение Министерству иностранных дел, Посольство (Республики Польша) и имеет честь сообщить ...» и далее по тексту. Заканчивается вербальная нота комплиментом с сокращенным названием отправителя и адресата: «Министерство пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем глубоком уважении».

В некоторых случаях, например при сообщении о дорожно-транспортное происшествие с человеческими жертвами слова «пользуется случаем» опускаются и комплимент имеет такую ​​форму: «Министерство возобновляет Посольству уверения в своем глубоком уважении».

Если вербальная нота министерства является ответом на ноту посольства, то она начинается так: «Министерство иностранных дел Украины свидетельствует свое уважение Посольству Республики Болгария в связи с нотой Посольства № от (число, месяц, год) имеет честь сообщить следующее ...».

Комплимент в нотах может опускаться, если в ноте содержится протест в связи с действиями сотрудников посольств или государства, которые трактуются как незаконная деятельность или грубое нарушение норм поведения. В таком случае комплимент выглядел бы неуместным и искажал бы характер ноты.

Комплимент не употребляется в нотах об объявлении траура в стране, в нотах с высказыванием соболезнования, а также по принципу взаимности, если в той или иной стране комплименты в дипломатической практике не применяются.

Диапазон протокольных формул вежливости чрезвычайно широк и с его помощью можно подчеркнуть суровый тон или большую теплоту официального документа. Различные выражения, риторические обращения, двусмысленные благодарности, знаки ударения, сокращения типа «т. с. »,« т. п. », и« т. д. »в нотной практике абсолютно недопустимы. При составлении текста ноты протеста надо всегда помнить, что она может быть отклоненной адресатом, а это, как правило, повлечет за собой обострение конфликта с далеко не определенными последствиями.

В целом же при переписке надо всегда помнить простое и мудрое общечеловеческое правило: «Ничто не ценится так дорого и не стоит так дешево, как вежливость».

Образцы вербальных нот

УКРАИНА МИНИСТЕРСТВО ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ

Управление Государственного Протокола МИД Украины подтверждает свое уважение посольства иностранных государств в Украине и имеет честь передать приглашение и билеты для главы дипломатической миссии для участия в торжественной юбилейной академии, посвященной 2000-летию Рождества Христова, которая состоится 21 января 2000 года в Национальном дворце « Украина »в 16.00.

В этом мероприятии примут участие Президент Украины и Министр иностранных дел Украины.

Управление Государственного Протокола МИД Украины пользуется случаем, чтобы возобновить посольства иностранных государств в Украине уверения в своем высоком уважении.

Приложение: приглашение и билеты,

Киев, 19 января 2000

Посольства иностранных государств в Украине г. Киев

УКРАИНА МИНИСТЕРСТВО ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ

Министерство иностранных дел Украины свидетельствует свое уважение Министерству иностранных дел Республики Замбия и имеет честь в ответ на ноту № 306/2000 от 11 апреля 2000 года сообщить о согласии украинской стороны на назначение господина Лисон Потифер Тембо Чрезвычайным и Полномочным Послом Республики Замбия в Украине по совместительству с резиденцией в Москве.

Министерство иностранных дел Украины пользуется случаем, чтобы возобновить Министерству иностранных дел Республики Замбия уверения в своем высоком уважении.

Киев, «» июня 2000

Министерство Иностранных Дел Республика Замбия г. Лусака

УКРАИНА МИНИСТЕРСТВО ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ

Управление Государственного Протокола МИД Украины подтверждает свое уважение Посольствам государств-членов Европейского Союза в Украине и имеет честь пригласить глав дипломатических миссий принять участие во встрече Премьер-министра Украины с послами государств-членов Европейского Союза, Канады, США и Японии , которая состоится 15 мая этого года в 15.30 в здании Кабинета Министров Украины {ул, Грушевського, 12, вход центральный, 7 этаж, Малый зал).

Участники встречи будут проинформированы о подготовке к Третьего заседания Совета по вопросам сотрудничества между Украиной и ЕС.

Управление будет признательно Посольствам за подтверждение участия глав дипломатических миссий в данном мероприятии по телефонам ...

Управление Государственного Протокола Министерства иностранных дел Украины пользуется случаем, чтобы возобновить Посольствам государств-членов Европейского Союза в Украине уверения в своем высоком уважении.

Киев, 12 мая 2000